Szkoda w pracy: za nieumyślny błąd zapłacisz najwyżej trzy pensje

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli coś w pracy zniszczyłeś albo zgubiłeś, a firma chce, żebyś za to zapłacił. Kodeks pracy chroni tu pracownika. Za szkodę wyrządzoną nieumyślnie zapłacisz najwyżej trzy swoje pensje (art. 119). Pracodawca ma też wykazać Twoją winę i wysokość szkody. Niżej piszemy, kiedy odpowiadasz, ile, kiedy limit nie działa i czy firma może sama zabrać pieniądze z wypłaty.

Kogo dotyczy ten tekst

• Masz umowę o pracę. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Masz umowę zlecenie. Limit trzech pensji Cię nie chroni. Twoje zasady są w części „Mam umowę zlecenie”.
• Odpowiadasz za kasę, towar albo narzędzia, które firma Ci powierzyła. Przeczytaj też część „Mienie powierzone”. Tam zasady są surowsze.

Kiedy odpowiadasz

Odpowiadasz, gdy spełnione są trzy warunki (art. 114):

• nie wykonałeś obowiązków albo wykonałeś je źle,
• stało się to z Twojej winy,
• pracodawca poniósł przez to szkodę.

Te okoliczności i wysokość szkody wykazuje pracodawca (art. 116). Nie Ty.

Kodeks ogranicza odpowiedzialność jeszcze w trzech miejscach:

• Odpowiadasz tylko za rzeczywistą stratę. Nie za zysk, którego firma nie zarobiła (art. 115).
• Nie odpowiadasz w takiej części, w jakiej do szkody przyczynił się pracodawca albo ktoś inny (art. 117 § 1).
• Nie ponosisz ryzyka działalności firmy (art. 117 § 2).

Ile zapłacisz

Odszkodowanie równa się szkodzie. Nie może jednak przekroczyć Twojego wynagrodzenia za trzy miesiące. Liczy się wynagrodzenie z dnia, w którym powstała szkoda (art. 119).

Przykład. Pracujesz w magazynie na umowie o pracę. Zarabiasz płacę minimalną: 4806 zł brutto. Cofasz wózkiem i przez nieuwagę przewracasz regał. Firma wylicza stratę na 20 000 zł. Twoje wynagrodzenie za trzy miesiące to 14 418 zł brutto. Więcej Kodeks nie pozwala od Ciebie żądać. Pozostałe 5582 zł to strata firmy.

Kwota może być jeszcze niższa. Jeśli zawieracie ugodę, odszkodowanie można obniżyć. Bierze się wtedy pod uwagę stopień Twojej winy i to, jak dotąd pracowałeś (art. 121). Obniżyć je może także sąd pracy.

Kiedy limit nie działa

• Szkoda umyślna. Jeśli wyrządziłeś szkodę celowo, naprawiasz ją w pełnej wysokości (art. 122).
• Mienie powierzone. O tym niżej.

Szkoda kilku osób i szkoda klienta

Szkodę wyrządziło kilku pracowników? Każdy odpowiada za swoją część, zależnie od winy. Gdy nie da się tego ustalić, odpowiadają w równych częściach (art. 118).

Uszkodziłeś przy pracy rzecz klienta albo innej osoby? Tej osobie szkodę naprawia tylko pracodawca (art. 120). Potem może żądać pieniędzy od Ciebie, ale na zasadach z tego tekstu. Przy winie nieumyślnej limit trzech pensji też wtedy działa.

Mienie powierzone

Inaczej jest z rzeczami, które firma powierzyła Ci „z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się” (art. 124). Chodzi między innymi o:

• pieniądze,
• narzędzia,
• odzież i obuwie robocze.

Za szkodę w takim mieniu odpowiadasz w pełnej wysokości. Możesz się od tego uwolnić. Warunek: wykażesz, że szkoda powstała z przyczyn od Ciebie niezależnych. Kodeks podaje przykład: pracodawca nie zapewnił warunków, żeby zabezpieczyć mienie.

Kilku pracowników może odpowiadać za powierzone mienie wspólnie. Potrzebna jest do tego umowa na piśmie. Bez niej jest nieważna (art. 125).

Czy firma może potrącić szkodę z wypłaty

Nie bez Twojej zgody. Kodeks wymienia, co wolno potrącić z pensji bez pytania pracownika. Są to: alimenty i inne długi ściągane na podstawie tytułu wykonawczego, na przykład wyroku, zaliczki oraz kary pieniężne (art. 87). Samego żądania firmy na tej liście nie ma.

Inne kwoty pracodawca może potrącić tylko za Twoją zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1). Nie zgadzasz się z wyliczeniem? Nie musisz podpisywać zgody. Spór rozstrzyga wtedy sąd pracy.

Krok po kroku, gdy firma żąda pieniędzy

1. Poproś o wyliczenie szkody na piśmie.
2. Sprawdź, czy firma wykazuje Twoją winę.
3. Policz swoje trzy pensje. To górna granica przy winie nieumyślnej.
4. Zanim podpiszesz zgodę na potrącenie albo ugodę, przeczytaj ją do końca. Podpis nie jest obowiązkowy.
5. Zapytaj specjalistę inspekcji pracy.

Ile czasu ma pracodawca

Roszczenie pracodawcy przedawnia się po 1 roku od dnia, w którym dowiedział się o szkodzie. Nie później jednak niż po 3 latach od jej wyrządzenia (art. 291 § 2). Przy szkodzie umyślnej stosuje się terminy z Kodeksu cywilnego.

Mam umowę zlecenie

Limit trzech pensji jest w Kodeksie pracy. Zlecenia nie obejmuje. Na zleceniu odpowiadasz według Kodeksu cywilnego:

• naprawiasz szkodę, która wynikła z niewykonania albo złego wykonania umowy (art. 471),
• nie odpowiadasz, gdy przyczyną były okoliczności, za które nie ponosisz odpowiedzialności,
• szkoda obejmuje stratę, a także korzyści, których druga strona nie osiągnęła (art. 361 § 2).

Górnej granicy w rodzaju trzech pensji Kodeks cywilny nie podaje. Umowa może te zasady zmienić, dlatego czytaj ją przed podpisem.

Pracujesz na zleceniu jak na etacie: pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie? Taka praca jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (Kodeks pracy, art. 22 § 1¹). O tym piszemy w osobnym tekście.

Gdzie się zwrócić

• Bezpłatna porada prawna inspekcji pracy przez telefon (po polsku). Na liście tematów wybierz „Wynagrodzenie”, gdy chodzi o potrącenie z pensji.
• Adresy okręgowych inspektoratów pracy (po polsku).

Słowniczek

• Szkoda nieumyślna — szkoda z nieuwagi albo błędu, bez zamiaru.
• Ugoda — porozumienie, w którym obie strony ustalają kwotę i kończą spór.
• Potrącenie — odjęcie kwoty od wypłaty.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 22, 87, 91, 114–127 i 291 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Kodeks cywilny, art. 361 i 471 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 795.
• Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 r.: 4806 zł — strona Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Umów telefoniczną poradę prawną” i „Inspektoraty”.