Regulamin pracy: obowiązkowy od 50 pracowników. Poznajesz go przed pierwszym dniem pracy

Zaczynasz pracę. Dostajesz do podpisu kartkę: „znam regulamin pracy”. Ten tekst jest dla Ciebie. Jest też dla Ciebie, gdy szef mówi o zasadach, których nie widziałeś. Regulamin pracy to dokument firmy. Ustala porządek pracy. Podaje też prawa i obowiązki obu stron (Kodeks pracy, art. 104 § 1). Niżej piszemy, kto go wprowadza i co w nim jest. Piszemy też, kiedy Cię wiąże i czego nie wolno w nim zapisać.

Kogo dotyczy ten tekst

• Masz umowę o pracę. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Pracujesz w małej firmie bez regulaminu. Przeczytaj część „Gdy regulaminu nie ma”.
• Masz umowę zlecenie. Regulamin pracy jest dla pracowników. Twoje zasady są w części „Mam umowę zlecenie”.

Kto wprowadza regulamin

To zależy od liczby pracowników (art. 104):

• co najmniej 50 pracowników — pracodawca wprowadza regulamin,
• co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników — wprowadza go, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa,
• mniej niż 50 pracowników — może go wprowadzić z własnej woli.

Jest wyjątek. Tego dokumentu nie trzeba, gdy te same sprawy ustala układ zbiorowy pracy.

Treść ustala pracodawca. Uzgadnia ją ze związkiem zawodowym. Związku nie ma? Albo nie było zgody w terminie? Wtedy pracodawca ustala treść sam (art. 104²).

Co znajdziesz w regulaminie

Kodeks wymienia, co ma w nim być (art. 104¹). Dla Ciebie liczą się głównie:

• systemy i rozkłady czasu pracy, czyli w jakich godzinach i na jakie zmiany się pracuje,
• pora nocna,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty,
• sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
• sposób usprawiedliwiania nieobecności,
• odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony, które daje firma,
• obowiązki z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej,
• informacja o karach porządkowych: upomnieniu, naganie i karze pieniężnej.

Od 5 listopada 2026 r. dochodzi nowy punkt. Mają w nim być reguły, jak firma zapobiega:

• mobbingowi,
• dyskryminacji i nierównemu traktowaniu,
• naruszaniu godności pracowników.

Nie dotyczy to firm, które mają o tym osobny dokument.

Kiedy regulamin Cię wiąże

Są dwa warunki (art. 104³):

1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia, w którym firma podała go pracownikom do wiadomości.
2. Pracodawca jest obowiązany zapoznać Cię z treścią regulaminu, zanim dopuści Cię do pracy.

Od tej chwili masz go przestrzegać (art. 100 § 2 pkt 2). Za łamanie zasad grozi upomnienie albo nagana.

Przykład. Zaczynasz pracę w zakładzie, który zatrudnia 120 osób. Taka firma wprowadza regulamin pracy. Pierwszego dnia dostajesz go do ręki, zanim staniesz przy maszynie. Sprawdzasz cztery rzeczy: godziny zmian, porę nocną, dzień wypłaty i to, jak zgłaszać chorobę. Znajdujesz zapis: pensja za dany miesiąc przychodzi 15. dnia kolejnego miesiąca. To zapis sprzeczny z Kodeksem. Pensja płatna raz w miesiącu ma przyjść najpóźniej 10. dnia kolejnego miesiąca (art. 85 § 2).

Czego nie wolno zapisać w regulaminie

Ten dokument nie może być mniej korzystny dla pracowników niż Kodeks pracy i inne ustawy (art. 9 § 2). Jego zapis nie może więc pogorszyć praw, które daje Ci Kodeks.

Dwa przykłady z Kodeksu:

• Kary. Firma może stosować tylko upomnienie, naganę i karę pieniężną. Za inne kary pracodawcy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 4).
• Dzień wypłaty. Regulamin nie może go przesunąć poza 10. dzień następnego miesiąca.

Krok po kroku w pierwszym dniu

1. Poproś o regulamin pracy, zanim podpiszesz, że go znasz.
2. Przeczytaj części o czasie pracy, wypłacie i nieobecnościach.
3. Zapytaj, gdzie regulamin jest dostępny na co dzień.
4. Zapisz sobie dzień wypłaty i sposób zgłaszania nieobecności.

Prawo nie wymaga od Ciebie tych kroków. Oszczędzą Ci jednak sporów o spóźnienie albo zwolnienie lekarskie.

Gdy regulaminu nie ma

Firma i tak ma Ci podać główne zasady. Ma na to 7 dni od dnia, w którym dopuściła Cię do pracy (art. 29 § 3). Gdy nie ma regulaminu, podaje między innymi:

• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty,
• porę nocną,
• sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.

Dostajesz to na papierze albo elektronicznie. Godziny i zmiany taka firma podaje w obwieszczeniu (art. 150 § 1).

Mam umowę zlecenie

Regulamin pracy jest dla pracowników. Na zleceniu pracownikiem nie jesteś. To, co masz robić, wynika z Twojej umowy.

Jedno Cię jednak dotyczy: zasady BHP. Pracujesz w zakładzie firmy? Masz ich przestrzegać w zakresie, który firma określi (Kodeks pracy, art. 304¹).

Firma wymaga od Ciebie tego co od załogi? Masz grafik i listę obecności, zgłaszasz spóźnienia? Rządowy serwis biznes.gov.pl wymienia to wśród cech umowy o pracę. O tym piszemy w osobnym tekście.

Gdzie się zwrócić

• Bezpłatna porada prawna inspekcji pracy przez telefon (po polsku). Rozmowa trwa do 20 minut.
• Jak złożyć skargę — strona Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku). Przydatne, gdy regulamin łamie Kodeks.

Słowniczek

• Układ zbiorowy pracy — umowa między pracodawcą a związkami zawodowymi o warunkach pracy i płacy.
• Obwieszczenie — pisemna informacja pracodawcy dla wszystkich pracowników.
• Pora nocna — 8 godzin między 21 a 7, które firma wskazuje jako noc.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 9, 29, 85, 100, 104–104³, 108, 150, 151⁷, 281 i 304¹ — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego — Dz.U. 2026 poz. 1046.
• Biznes.gov.pl: „Etat, zlecenie czy dzieło. Jaką umowę wybrać?”.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Umów telefoniczną poradę prawną” i „Jak złożyć skargę?”.