Praca zdalna: sprzęt, prąd i internet pokrywa pracodawca. Co z własnym laptopem

Pracujesz z domu na umowie o pracę. Za prąd i internet płacisz z własnej kieszeni. Ten tekst jest dla Ciebie. Kodeks pracy mówi wprost: narzędzia daje pracodawca. On też pokrywa koszty prądu i internetu, które są niezbędne do pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 1). Niżej piszemy, co Ci się należy i jak firma może to rozliczyć. Piszemy też, czego ten przepis nie obejmuje.

Kogo dotyczy ten tekst

• Masz umowę o pracę i pracujesz zdalnie stale albo w stałe dni. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Pracujesz z domu tylko czasem, na swój wniosek. To praca zdalna okazjonalna, do 24 dni w roku. Opisanych tu obowiązków wtedy nie ma (art. 67³³ § 2). O tym piszemy w osobnym tekście.
• Masz umowę zlecenie. Te przepisy Cię nie obejmują. Twoje zasady są w części „Mam umowę zlecenie”.

Co zapewnia pracodawca

Kodeks wymienia cztery obowiązki:

1. Zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do pracy zdalnej.
2. Zapewnić instalację, serwis i konserwację tych narzędzi albo pokryć niezbędne koszty z tym związane.
3. Pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej.
4. Zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do tej pracy.

Usługi telekomunikacyjne to internet i telefon.

Słowo „niezbędne”

Chodzi o koszty niezbędne do pracy. Nie o cały rachunek za dom. Ministerstwo pracy wyjaśnia: z domowych opłat firma ma pokryć tylko prąd, internet i telefon. Wody i miejsca w mieszkaniu ten obowiązek nie obejmuje.

Inne koszty pracy zdalnej też mogą się należeć. Warunek: firma zapisała ich zwrot u siebie (art. 67²⁴ § 1 pkt 3). Gdzie szukać takich zapisów, piszemy niżej.

Własny laptop: ekwiwalent

Możesz pracować na własnym sprzęcie. Zasady ustalasz wtedy z firmą (art. 67²⁴ § 2). Należy Ci się za to ekwiwalent, czyli pieniądze. Kwotę też ustalasz z firmą.

Ryczałt zamiast rachunków

Zwrot kosztów i ekwiwalent można zastąpić ryczałtem. To stała kwota. Ma być taka, jak koszty, których można się u Ciebie spodziewać (art. 67²⁴ § 4).

Przy liczeniu tych kwot bierze się pod uwagę między innymi:

• normy zużycia materiałów i narzędzi oraz ich ceny rynkowe,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Kodeks nie podaje żadnej kwoty. Ministerstwo pracy dodaje: sposób liczenia zostawiono firmie i pracownikom.

Przykład. Pracujesz w dziale obsługi klienta. Twoja firma płaci ryczałt: 3 zł za każdy dzień pracy z domu. To kwota z naszego przykładu, nie z Kodeksu. W tym miesiącu pracujesz z domu 10 dni. Razem z pensją dostajesz 30 zł ryczałtu. Podatku od tej kwoty nie ma.

Gdzie szukać zasad w swojej firmie

Zasady zwrotu kosztów mają być zapisane (art. 67²⁰ § 6). Tak samo zasady liczenia ryczałtu. Szukaj ich w jednym z 4 miejsc:

• w porozumieniu pracodawcy ze związkami zawodowymi,
• w regulaminie pracy zdalnej,
• w poleceniu pracy zdalnej,
• w porozumieniu, które pracodawca zawarł z Tobą.

Podatek

Sprzęt od firmy nie jest Twoim przychodem. Zwrot kosztów, ekwiwalent i ryczałt też nie. Tak mówi art. 67²⁵. Podatku dochodowego od nich nie płacisz.

Krok po kroku, gdy firma nic nie płaci

1. Znajdź zasady: regulamin, porozumienie albo polecenie.
2. Napisz do pracodawcy. Powołaj się na art. 67²⁴ Kodeksu pracy. Zapytaj, jak firma rozlicza prąd i internet.
3. Zachowaj kopię. Prawo tego nie wymaga, ale kopia przyda się później.
4. Jeśli to nie pomaga, możesz złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.

O zaległe pieniądze możesz też iść do sądu pracy. Masz na to 3 lata (art. 291 § 1).

Czego ten obowiązek nie obejmuje

• Pracy zdalnej okazjonalnej.
• Kosztów wody i powierzchni mieszkania, chyba że firma zapisała to u siebie.

Czy firma ma dać biurko i krzesło? Ministerstwo pracy nie odpowiada na to wprost. Wskazuje tylko, że inne koszty należą się wtedy, gdy firma zapisała je u siebie. Kodeks dodaje jedno: miejsce pracy w domu urządzasz Ty. Masz przy tym zadbać o ergonomię, czyli o wygodę i zdrowie (art. 67³¹ § 8).

Mam umowę zlecenie

Przepisy o pracy zdalnej są w Kodeksie pracy. Zlecenia nie obejmują. Zlecenie ma własną zasadę w Kodeksie cywilnym. Firma powinna zwrócić Ci wydatki, które poniosłeś, żeby dobrze wykonać zlecenie (art. 742). Jeśli praca wymaga wydatków, możesz zażądać zaliczki (art. 743).

Sprawdź, co o wydatkach mówi Twoja umowa. Zbieraj rachunki.

Na czym ludzie się mylą

• „Firma płaci cały rachunek za prąd”. Nie. Tylko koszt niezbędny do pracy.
• „Ryczałt jest opodatkowany”. Nie. Nie jest przychodem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.
• „Przy pracy zdalnej okazjonalnej też należy się zwrot”. Kodeks go wtedy nie nakazuje.

Gdzie się zwrócić

• Praca zdalna — pytania i odpowiedzi Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (po polsku).
• Bezpłatna porada prawna inspekcji pracy przez telefon (po polsku). Na liście tematów wybierz „Praca zdalna”.
• Jak złożyć skargę — strona Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku).

Słowniczek

• Ekwiwalent — pieniądze za to, że używasz do pracy własnego sprzętu.
• Ryczałt — stała kwota zamiast rozliczania każdego rachunku.
• Usługi telekomunikacyjne — internet i telefon.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 67²⁰, 67²⁴, 67²⁵, 67³¹, 67³³ i 291 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Kodeks cywilny, art. 742 i 743 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 795.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Praca zdalna — pytania i odpowiedzi”.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Jak złożyć skargę?” i „Umów telefoniczną poradę prawną”.