Podróż służbowa: dieta co najmniej 45 zł za dobę i zwrot kosztów przejazdu

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli szef wysyła Cię do pracy w innej miejscowości: na montaż, szkolenie, do klienta. Kodeks pracy nazywa to podróżą służbową i daje Ci prawo do pieniędzy na pokrycie kosztów (art. 77⁵ § 1). Najważniejsza liczba to 45 zł. Tyle wynosi najniższa dieta za dobę podróży w kraju. Niżej piszemy, co się należy, gdzie szukać stawek swojej firmy i jak policzyć dietę.

Kogo dotyczy ten tekst

• Masz umowę o pracę. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Masz umowę zlecenie. Diety z Kodeksu pracy Ci nie przysługują. Twoje zasady są w części „Mam umowę zlecenie”.
• Jesteś w ciąży albo wychowujesz dziecko do 8 lat. Przeczytaj część „Kto może odmówić wyjazdu”.

Co to jest podróż służbowa

To zadanie służbowe, które wykonujesz na polecenie pracodawcy:

• poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy, albo
• poza Twoim stałym miejscem pracy.

Liczą się oba warunki razem: polecenie i wyjazd.

Krok 1. Sprawdź, jakie stawki ma Twoja firma

Są dwie grupy pracodawców.

Urzędy i inne jednostki sfery budżetowej. Stawki podaje rozporządzenie ministra pracy.

Pozostali pracodawcy, w tym firmy prywatne. Zasady zapisują u siebie (art. 77⁵ § 3). Szukaj ich w jednym z trzech miejsc:

• w układzie zbiorowym pracy,
• w regulaminie wynagradzania,
• w swojej umowie o pracę.

Dwie reguły chronią Cię w każdej firmie:

• Dieta nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia, czyli 45 zł za dobę (art. 77⁵ § 4).
• Firma nie zapisała żadnych zasad? Wtedy należności liczy się według rozporządzenia (art. 77⁵ § 5).

Krok 2. Policz dietę

Dieta to pieniądze na zwiększone koszty wyżywienia. Według rozporządzenia liczy się ją od wyjazdu do powrotu.

Podróż trwa nie dłużej niż dobę:

• mniej niż 8 godzin — diety nie ma,
• od 8 do 12 godzin — połowa diety, czyli 22,50 zł,
• ponad 12 godzin — cała dieta, czyli 45 zł.

Podróż trwa dłużej niż dobę:

• za każdą pełną dobę — cała dieta,
• za rozpoczętą, niepełną dobę do 8 godzin — połowa diety,
• za rozpoczętą, niepełną dobę ponad 8 godzin — cała dieta.

Firma zapewnia posiłki? Dietę zmniejsza się wtedy: o 25 proc. za śniadanie, o 50 proc. za obiad i o 25 proc. za kolację. Przy darmowym całodziennym wyżywieniu diety nie ma.

Przykład. Pracujesz w firmie, która montuje okna. Firma nie ma własnych zasad o podróżach. Szef wysyła Cię do innego miasta. Wyjeżdżasz we wtorek o 6 rano. Wracasz w środę o 16. Podróż trwa 34 godziny: jedną pełną dobę i 10 godzin. Za pełną dobę należy się 45 zł. Za 10 godzin drugiej doby też 45 zł. Razem 90 zł. Hotel daje śniadanie w cenie noclegu. Dietę zmniejsza się więc o 11,25 zł. Dostajesz 78,75 zł diety.

Krok 3. Policz pozostałe koszty

Według rozporządzenia należą się też:

• Przejazd. Zwrot w kwocie z biletów albo faktur. Środek transportu wskazuje pracodawca.
• Nocleg. Zwrot w kwocie z rachunku, najwyżej 900 zł za dobę hotelową. Bez rachunku i bez darmowego noclegu należy się ryczałt: 67,50 zł.
• Dojazdy komunikacją miejską. Ryczałt 9 zł za każdą rozpoczętą dobę. Nie należy się, gdy nie ponosisz takich kosztów.
• Inne niezbędne wydatki, które pracodawca określił albo uznał. Na przykład opłata za autostradę albo parking.

W firmie prywatnej z własnymi zasadami te kwoty mogą być inne. Stała jest tylko najniższa dieta.

Krok 4. Rozlicz podróż

Rozporządzenie daje na rozliczenie 14 dni od zakończenia podróży. Dołączasz bilety, rachunki i faktury. Do diet i ryczałtów dokumentów nie trzeba. Gdy rachunku nie da się zdobyć, składasz pisemne oświadczenie o wydatku.

Nie masz pieniędzy na wyjazd? Na Twój wniosek pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej.

Kto może odmówić wyjazdu

Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 1). To samo dotyczy pracownika, który wychowuje dziecko do ukończenia 8 lat (art. 178 § 2). Bez zgody takiej osoby wyjazdu nie ma.

Mam umowę zlecenie

Artykuł 77⁵ dotyczy pracowników. Na zleceniu diety należą się tylko wtedy, gdy przewiduje je umowa.

Kodeks cywilny daje Ci jednak dwie rzeczy:

• Zleceniodawca powinien zwrócić wydatki, które poniosłeś, żeby należycie wykonać zlecenie (art. 742). Może to być na przykład bilet na dojazd do klienta.
• Gdy zlecenie wymaga wydatków, możesz zażądać zaliczki (art. 743).

Zachowaj bilety i rachunki. Sprawdź też, co o dojazdach mówi Twoja umowa.

Czego tu nie ma

• Podróży za granicę. Diety zależą tam od państwa. Podaje je załącznik do rozporządzenia.
• Stawki za kilometr przy jeździe własnym samochodem. Ustala ją pracodawca w granicach osobnych przepisów.

Gdzie się zwrócić

• Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej — tekst w bazie Sejmu (po polsku).
• Bezpłatna porada prawna inspekcji pracy przez telefon (po polsku). Na liście tematów wybierz „Wynagrodzenie”.

Słowniczek

• Dieta — kwota na zwiększone koszty wyżywienia w podróży służbowej.
• Ryczałt — stała kwota, którą dostajesz bez pokazywania rachunków.
• Zaliczka — pieniądze wypłacone z góry, przed wyjazdem.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 77⁵ i 178 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej — tekst jednolity, Dz.U. 2023 poz. 2190.
• Kodeks cywilny, art. 742 i 743 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 795.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Umów telefoniczną poradę prawną”.