Zaległy urlop nie przepada 31 grudnia. Pracodawca ma go udzielić do 30 września

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli pracujesz na umowie o pracę i z końcem roku zostały Ci niewykorzystane dni urlopu. Nie tracisz ich. Pracodawca ma ich udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (Kodeks pracy, art. 168). Pokazujemy, jak policzyć zaległy urlop, co zrobić po 30 września i czy szef może wysłać Cię na urlop bez Twojej zgody.

Kogo dotyczy ten tekst

• Masz umowę o pracę. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Odchodzisz z pracy. Zaległy urlop zamienia się wtedy na pieniądze. O ekwiwalencie piszemy w osobnym tekście.
• Masz umowę zlecenie. Zaległego urlopu nie masz, bo na zleceniu nie ma urlopu z Kodeksu pracy. Przeczytaj część „Mam umowę zlecenie”.

Zasada

Pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu w tym roku, w którym dostałeś do niego prawo (art. 161). Gdy to się nie uda, urlop staje się zaległy. Pracodawca ma go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168).

To termin dla pracodawcy, nie dla Ciebie. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) pisze: gdy pracodawca nie udzieli urlopu w terminie, pracownik nie traci do niego prawa.

Przykład. Pracujesz w magazynie. Masz 20 dni urlopu w roku. W 2026 r. wykorzystałeś 13 dni. Zostało 7. Od 1 stycznia 2027 r. masz 27 dni: 7 zaległych i 20 nowych. Zaległe 7 dni pracodawca ma dać do 30 września 2027 r.

Krok 1. Sprawdź, ile dni Ci zostało

Zapytaj w kadrach albo u przełożonego o stan urlopu na 31 grudnia. Poproś o odpowiedź na piśmie albo e-mailem.

Krok 2. Złóż wniosek z terminem przed 30 września

Podaj konkretne dni. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Gdy w firmie nie ma planu, pracodawca ustala termin po porozumieniu z Tobą (art. 163).

Krok 3. Gdy firma zwleka

Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Tak pisze PIP. Za nieudzielenie urlopu grozi pracodawcy grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 282). Możesz zapytać prawnika inspekcji albo złożyć skargę.

Po 30 września

Urlop dalej jest Twój. Roszczenie o zaległy urlop przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291).

Czego nie wiemy: od którego dokładnie dnia liczyć te 3 lata w Twojej sprawie. Źródła, z których korzystamy, tego nie podają. Zapytaj o to prawnika inspekcji pracy.

Czy szef może wysłać Cię na zaległy urlop bez zgody

Tu zdania są podzielone. PIP opisuje wszystkie stanowiska na swojej stronie.

• Sąd Najwyższy w dwóch wyrokach uznał, że udzielenie zaległego urlopu nie wymaga zgody pracownika.
• Ministerstwo odpowiedziało posłom w 2020 r. podobnie: pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten się nie zgadza.
• Departament Prawny inspekcji pracy widzi to węziej. Pracodawca może polecić, żebyś wykorzystał zaległy urlop, i może tego pilnować. Nie może jednak sam wyznaczyć konkretnego dnia.

Jeden przypadek jest pewny. W okresie wypowiedzenia jesteś obowiązany wykorzystać urlop, jeśli pracodawca Ci go udzieli (art. 167¹). Dotyczy to też urlopu zaległego.

Trzy rzeczy, które warto wiedzieć

• Choroba. Zachorowałeś przed urlopem? Pracodawca jest obowiązany przesunąć go na później (art. 165). Część urlopu, której nie wykorzystałeś przez chorobę, też dostajesz później (art. 166).
• Urlop na żądanie. Termin 30 września go nie obejmuje. Dni na żądanie, których nie wziąłeś, przechodzą na następny rok jako zwykły urlop.
• Pieniądze zamiast urlopu. Dopóki pracujesz, urlop bierzesz jako dni wolne. Pieniądze za urlop są możliwe tylko wtedy, gdy umowa o pracę się kończy.

Mam umowę zlecenie

Na zleceniu nic się nie odkłada. Nie ma urlopu z Kodeksu pracy, więc nie ma też urlopu zaległego. Przerwy w pracy wynikają tylko z Twojej umowy. To, czy niewykorzystana przerwa przechodzi na później, też zależy od umowy.

Inaczej jest, gdy w praktyce pracujesz jak na etacie. PIP pisze w informatorze z lipca 2026 r.: gdy zlecenie zastępuje umowę o pracę, osoba wykonująca pracę może dochodzić praw pracownika. Wśród nich wymienia urlop i ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Co wtedy zbierać? PIP podaje listę: umowy, aneksy, grafiki, korespondencję, polecenia, potwierdzenia obecności i ewidencje godzin. Spór o to, czy to była umowa o pracę, rozstrzyga sąd pracy.

Gdzie się zwrócić

• Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy? — odpowiedź Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku).
• Bezpłatna porada prawna inspekcji przez telefon (po polsku). Przy zapisie wybierz temat „Urlopy wypoczynkowe”.
• Jak złożyć skargę — strona Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku).

Słowniczek

• Urlop zaległy — urlop, którego nie wykorzystałeś w roku, za który Ci się należał.
• Przedawnienie — po tym czasie pracodawca może uchylić się od spełnienia roszczenia (art. 292).
• Roszczenie wymagalne — takie, którego spełnienia możesz już żądać.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 161, 163, 165, 166, 167¹, 168, 282, 291 i 292 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Urlopy pracownicze”, „Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy?”, „Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na rok następny?” oraz informator „Umowa o pracę a umowy cywilnoprawne” (2026).