Świadectwo pracy dostajesz w ostatnim dniu umowy. Co sprawdzić, zanim je schowasz

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli kończysz pracę na umowie o pracę. Świadectwo pracy dostajesz w ostatnim dniu umowy (Kodeks pracy, art. 97). Nie składasz o nie wniosku. Piszemy, kiedy firma ma więcej czasu, co ma być w dokumencie i co zrobić z błędem. Jest też część dla pracowników agencji i dla osób na zleceniu.

Kogo dotyczy ten tekst

• Kończysz umowę o pracę. Każdą: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Pracujesz przez agencję pracy tymczasowej na umowie o pracę. Świadectwo wydaje Ci agencja. Szczegóły są w części „Praca przez agencję”.
• Masz umowę zlecenie albo umowę o dzieło. Świadectwa pracy nie dostaniesz. Co możesz zrobić, piszemy w części „Mam umowę zlecenie”.

Po co Ci ten dokument

Świadectwo pracy potwierdza, gdzie, kiedy i jak pracowałeś. Są w nim informacje potrzebne do ustalenia Twoich praw w pracy i w ubezpieczeniach społecznych (art. 97 § 2). Dlatego schowaj je na lata.

Kiedy firma je wydaje

Zasada jest prosta: w dniu, w którym kończy się umowa. Firma nie może czekać, aż się z nią rozliczysz (art. 97 § 1³). Nie oddałeś jeszcze kluczy albo ubrania roboczego? Świadectwo i tak Ci się należy.

Są dwa wyjątki:

• Tego dnia nie da się go wydać z przyczyn obiektywnych. Firma ma wtedy kolejne 7 dni. Wysyła świadectwo pocztą albo doręcza je inaczej.
• Zostajesz w tej samej firmie. Następną umowę zaczynacie w ciągu 7 dni. Wtedy firma wydaje świadectwo tylko na Twój wniosek, na papierze albo elektronicznie. Ma na to 7 dni od wniosku. Wniosek możesz złożyć w każdym czasie.

Nie możesz odebrać dokumentu sam? Może to zrobić osoba, którą upoważnisz. Upoważnienie dajesz firmie na papierze albo elektronicznie.

Przykład. Pracujesz w magazynie na umowie na czas określony. Umowa kończy się w piątek 30 października 2026 r. Tego dnia firma daje Ci świadectwo. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie może, wysyła je najpóźniej 6 listopada. To 7 dni po końcu umowy. List dociera do Ciebie 9 listopada. Znajdujesz błąd. Wniosek o poprawkę składasz najpóźniej 23 listopada, bo masz na to 14 dni.

Co ma być w świadectwie

Sprawdź od razu, czy w dokumencie są:

• okres albo okresy pracy i wymiar czasu pracy, na przykład pełny etat,
• rodzaj pracy albo stanowisko,
• sposób zakończenia umowy, a przy wypowiedzeniu także to, kto je złożył,
• urlop wypoczynkowy za ten rok: ile Ci przysługiwało i ile wykorzystałeś,
• liczba dni, za które firma zapłaciła Ci w tym roku wynagrodzenie za czas choroby,
• urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy, jeśli z nich korzystałeś,
• wzmianka o zajęciu pensji w egzekucji, jeśli takie zajęcie było,
• pouczenie, jak żądać poprawienia świadectwa.

Na Twoje żądanie firma dopisuje też wysokość i składniki pensji oraz zdobyte kwalifikacje (art. 97 § 2). Poproś o to, zanim dokument powstanie.

Błąd w świadectwie

Masz 14 dni od otrzymania dokumentu. W tym czasie składasz w firmie wniosek o sprostowanie, czyli o poprawienie świadectwa (art. 97 § 2¹). Firma odmawia? Masz kolejne 14 dni, żeby pójść z tym do sądu pracy.

Świadectwa nie ma albo jest złe i przez to nie możesz zacząć nowej pracy? Wtedy wchodzi w grę odszkodowanie. O tym piszemy w osobnym tekście.

Praca przez agencję

Agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia Cię na umowie o pracę, jest Twoim pracodawcą. To ona wydaje świadectwo. Wpisuje w nim każdego pracodawcę użytkownika, czyli firmę, do której Cię skierowała. Podaje też okresy pracy w każdej z tych firm.

Mam umowę zlecenie

Świadectwo pracy dostaje tylko pracownik, czyli osoba na umowie o pracę. Kodeks pracy nie obejmuje zlecenia ani umowy o dzieło. Co wtedy możesz zrobić:

• Zachowaj umowę i potwierdzenia przelewów. To Twój dowód, że pracowałeś.
• Poproś firmę o pismo: od kiedy do kiedy pracowałeś i co robiłeś. W przepisach, które czytaliśmy do tego tekstu, nie ma obowiązku wydania takiego pisma. Wiele zależy więc od dobrej woli firmy.
• Uważasz, że pracowałeś jak na etacie? O tym, jaka umowa naprawdę Was łączyła, może rozstrzygnąć sąd pracy. Jeśli uzna, że była to umowa o pracę, należy Ci się także świadectwo pracy.

Czego tu nie ma

Nie opisujemy świadectwa wydawanego po śmierci pracownika. Nie pokazujemy też wzoru dokumentu. Pomocniczy wzór jest załącznikiem do rozporządzenia o świadectwie pracy.

Gdzie się zwrócić

• Bezpłatna porada prawna inspekcji pracy przez telefon (po polsku). Prawnik dzwoni do Ciebie w wybranym terminie.
• Jak złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku). Przyda się, gdy firma nie wydaje świadectwa.

Słowniczek

• Świadectwo pracy — dokument od pracodawcy o tym, kiedy i jak u niego pracowałeś.
• Sprostowanie — poprawienie błędu w dokumencie.
• Pracodawca użytkownik — firma, w której pracujesz jako pracownik agencji.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 97 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, § 2 i 3 — tekst jednolity, Dz.U. 2024 poz. 1016.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Jak złożyć skargę?” i „Umów telefoniczną poradę prawną”.