Cudzoziemiec w pracy w Polsce: składki ZUS, podatek i zasada 183 dni

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli masz paszport innego kraju i pracujesz w polskiej firmie. Odpowiadamy na dwa pytania. Pierwsze: czy firma płaci za Ciebie składki. Tak. Zgłasza Cię do ZUS w ciągu 7 dni. Drugie: jaki podatek płacisz. To zależy od umowy i od tego, czy Polska uznaje Cię za swojego rezydenta. Ważna jest tu granica 183 dni.

Kogo dotyczy ten tekst

• Pracujesz w Polsce na umowie o pracę w polskiej firmie. Cały tekst jest dla Ciebie.
• Masz umowę zlecenie z polską firmą. Składki masz takie same. Podatek liczy się inaczej. Przeczytaj część „Mam umowę zlecenie”.
• Masz umowę o dzieło. Firma nie zgłasza Cię wtedy do ubezpieczeń w ZUS. Nie obowiązuje też stawka minimalna. Tej umowy tekst nie opisuje.
• Wysłała Cię do Polski firma z zagranicy. To delegowanie. Zasady są inne i tutaj ich nie ma.
• Jesteś z innego kraju niż Ukraina. Część o podatku opieramy na informatorze Ministerstwa Finansów dla obywateli Ukrainy. Dwa warunki rezydencji są dla wszystkich te same. Szczegóły zależą od umowy między Polską a Twoim krajem. Zapytaj o nie w Krajowej Informacji Skarbowej.

Składki: tak samo jak inni

Pracujesz dla firmy, która ma siedzibę w Polsce? Firma zgłasza Cię w Polsce do ubezpieczeń. Ma na to 7 dni od rozpoczęcia pracy. Tak jest przy umowie o pracę i przy zleceniu.

Składki płaci się na ogólnych zasadach. To te same zasady, które dotyczą Polaka na takiej samej umowie.

Przykład. Pracujesz w magazynie na umowie o pracę. Zarabiasz płacę minimalną: 4806 zł brutto. Na składki społeczne idzie 658,91 zł. Na składkę zdrowotną 373,24 zł. Na zaliczkę na podatek 168 zł. Na konto dostajesz 3605,85 zł. Tak wychodzi z wyliczenia na stawkach z 2026 r. Zakłada, że złożyłeś w firmie druk PIT-2.

Jest jedno zastrzeżenie. Polska ma umowy o ubezpieczeniach z kilkoma krajami spoza Unii. Są wśród nich Ukraina, Kanada i Serbia. Jesteś z takiego kraju? Wtedy trzeba sprawdzić w tej umowie, gdzie płaci się składki.

Podatek: kto jest polskim rezydentem

Polskim rezydentem jesteś, gdy spełniasz jeden z dwóch warunków:

• przebywasz w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, czyli kalendarzowym,
• masz w Polsce ośrodek interesów życiowych.

Co to jest ten ośrodek? To kraj, z którym wiąże Cię życie. Tu mieszka Twoja bliska rodzina. Albo tu pracujesz, masz majątek, kredyt czy konto w banku.

Co z tego wynika:

• Rezydent płaci w Polsce podatek od wszystkich dochodów, także z zagranicy.
• Nierezydent płaci w Polsce podatek tylko od dochodów uzyskanych w Polsce.

Czasem dwa państwa uznają tę samą osobę za swojego rezydenta. Wtedy decyduje umowa o podatkach między tymi państwami.

Uwaga na liczenie dni. Sądy różnie oceniają dzień przyjazdu i dzień wyjazdu. Jedne je wliczają, inne nie.

Umowa o pracę: 183 dni nie zmienia zaliczki

Poradnik dla osób z Ukrainy mówi jasno. Masz umowę o pracę z polską firmą i pracujesz w Polsce? Podatek od pensji płacisz w Polsce. Nie ma znaczenia, czy jesteś tu krócej, czy dłużej niż 183 dni.

Co się dzieje po kolei:

1. Pracodawca co miesiąc potrąca zaliczkę na podatek.
2. Do końca lutego następnego roku przysyła Ci informację PIT-11.
3. Na jej podstawie składasz zeznanie PIT-37. Termin: od 15 lutego do 30 kwietnia.

Wyjeżdżasz z Polski przed tym terminem? Zeznanie składasz przed wyjazdem.

Mam umowę zlecenie

Przy zleceniu z polską firmą podatek zależy od rezydencji. Poradnik dla osób z Ukrainy opisuje trzy sytuacje.

• Jesteś polskim rezydentem. Firma pobiera zaliczkę. Dostajesz PIT-11 i składasz PIT-37.
• Nie masz certyfikatu rezydencji i jesteś w Polsce do 183 dni. Firma pobiera podatek ryczałtowy: 20 procent przychodu. Dostajesz informację IFT-1R. Zeznania w Polsce nie składasz.
• Nie masz certyfikatu i Twój pobyt przekroczy 183 dni. Za pierwsze 183 dni firma pobiera 20 procent. Potem pobiera zaliczkę. Dostajesz IFT-1R oraz PIT-11 i rozliczasz się w Polsce.

Przy stawce 20 procent z 4806 zł przychodu podatek to 961,20 zł.

Masz certyfikat rezydencji z Ukrainy? Wtedy zasady są jeszcze inne. Zależą od tego, czy masz w Polsce stałą placówkę. Tego tutaj nie opisujemy.

Na zleceniu należy Ci się też stawka minimalna: 31,40 zł brutto za godzinę. To, skąd jesteś, jej nie zmienia.

Czego nie wiemy

• Informator opisuje rozliczenie za 2025 r. Nie wiemy, czy za 2026 r. wszystko zostanie tak samo.
• Nie czytaliśmy umów podatkowych Polski z innymi państwami niż Ukraina.
• Źródła nie mówią, jak urząd skarbowy sprawdza liczbę dni pobytu.

Gdzie się zwrócić

• Rozliczenie dochodów z zatrudnienia w Polsce. Informator (poradnik) dla obywateli Ukrainy — podatki.gov.pl (po polsku).
• Obowiązki pracodawcy, który zatrudnia cudzoziemca — Biznes.gov.pl (po polsku). Tekst jest dla firm, ale opisuje też Twoje prawa.
• Porady inspekcji pracy o legalności zatrudnienia cudzoziemców: telefon 22 266 79 78. W poniedziałki i czwartki, 9:00–15:00.

Słowniczek

• Rezydent podatkowy — osoba, którą państwo uznaje za „swoją” w sprawach podatku. Płaci w tym państwie podatek od wszystkich dochodów.
• Zaliczka na podatek — część podatku, którą firma co miesiąc odejmuje z wypłaty i wysyła do urzędu skarbowego.
• Certyfikat rezydencji — zaświadczenie z urzędu podatkowego Twojego kraju o tym, gdzie mieszkasz dla celów podatku.

Źródła

• Biznes.gov.pl: „Jakie obowiązki ma pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca”.
• Podatki.gov.pl: „Rozliczenie dochodów (przychodów) uzyskanych w 2025 roku z zatrudnienia w Polsce. Informator dla obywateli Ukrainy”.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Minimalna stawka godzinowa”.
• Wyliczenie „na rękę”: własne obliczenia na stawkach z 2026 r.