Облік робочого часу: фірма записує твої години і показує їх на твою вимогу

Цей текст для тебе, якщо ти маєш трудовий договір (umowa o pracę) і підозрюєш, що фірма неправильно рахує твої години. Роботодавець веде облік робочого часу і надає його працівникові на його вимогу (Кодекс праці Польщі (Kodeks pracy), ст. 149 § 1). Ми показуємо, що в ньому є, як про нього попросити і що робити з розбіжностями. Окремо пишемо про договір-доручення.

Кого стосується цей текст

• Ти маєш трудовий договір. Текст для тебе.
• Ти працюєш у системі робочого часу за завданнями (zadaniowy czas pracy), керуєш підприємством або отримуєш паушальну суму за понаднормову роботу чи за ночі. Фірма не записує твоїх годин роботи. Інші частини обліку веде.
• Ти маєш договір-доручення (umowa zlecenie). Обліку з Кодексу немає, але години теж підтверджуються. Читай частину «У мене договір-доручення».

Навіщо потрібен облік

Кодекс праці каже прямо: облік слугує для правильного визначення твоєї заробітної плати та інших виплат, пов’язаних із роботою. З нього випливає, скільки було понаднормових годин, ночей і чергувань. А від цього залежить виплата.

Фірма веде його окремо для кожного працівника.

Що є в обліку

Перелік подає розпорядження про кадрову документацію. Облік містить інформацію про:

• кількість відпрацьованих годин та годину початку і закінчення роботи,
• кількість годин, відпрацьованих у нічну пору,
• кількість понаднормових годин (nadgodziny),
• вихідні дні із зазначенням, на якій підставі ти їх отримав,
• кількість годин чергування, годину його початку і закінчення та місце,
• звільнення від роботи й інші виправдані відсутності,
• невиправдані відсутності.

Крім обліку, фірма зберігає також твої заяви, наприклад про індивідуальний розклад робочого часу. Зберігає також документи, пов’язані з понаднормовою роботою.

Крок 1. Попроси про облік

Фірма надає облік на твою вимогу. Норма не говорить, у якій формі ти маєш про нього просити. Не називає й терміну. Найкраще напиши електронного листа або коротке письмове звернення. Лишиться слід із датою.

Напиши, про який період тобі йдеться, наприклад про останні три місяці.

Ти можеш також вимагати документи, на підставі яких фірма обчислила твою заробітну плату. Вона має надати їх для ознайомлення (ст. 85 § 5).

Крок 2. Порівняй зі своїми нотатками

Тому варто самому нотувати години: день, початок і кінець роботи. Вистачить календаря або нотатки в телефоні. Зберігай також графіки й повідомлення від керівника.

Перевір в обліку:

• чи збігаються години початку і закінчення роботи,
• чи записані всі понаднормові години,
• чи нічні години виділені окремо,
• чи позначені вихідні дні за роботу в неділю чи свято.

Приклад. Ти працюєш на складі. Маєш ставку 36 зл за годину. За твоїми нотатками в жовтні 2026 р. ти відпрацював 184 години. В обліку 176 годин, тобто стільки, скільки припадає на повну ставку в цьому місяці. Різниця — 8 годин. Якщо це понаднормові години в звичайні дні, за них належить ставка і доплата (dodatek) 50 відсотків, тобто 54 зл за годину. Мова, отже, про 432 зл брутто.

Крок 3. Повідом фірмі про розбіжності

Напиши, яких днів стосується різниця і скількох годин бракує. Додай свої нотатки. Попроси виправити облік і доплатити. Збережи копію листа.

Крок 4. Інспекція праці або суд

Фірма не відповідає або відмовляє? Є два шляхи.

• Скарга до інспекції праці. Скарга може стосуватися робочого часу й заробітної плати. Інспектор не розкриває, що перевірка є наслідком скарги, хіба що ти дав на це письмову згоду.
• Трудовий суд (sąd pracy). На вимогу про заборговані гроші в тебе є 3 роки від дня, в який вони мали бути виплачені (ст. 291 § 1).

За порушення норм про робочий час фірмі загрожує штраф від 2000 до 60 000 зл (ст. 281 § 1 п. 5). Такий самий штраф загрожує за неведення кадрової документації (ст. 281 § 1 п. 6).

Коли фірма не записує годин

Годин роботи не ведуть обліку в трьох груп (ст. 149 § 2):

• у працівників у системі робочого часу за завданнями,
• у працівників, які керують підприємством від імені роботодавця,
• у працівників, які отримують паушальну суму за понаднормову роботу або за роботу в нічну пору.

Належиш до однієї з них? Тим більше нотуй години сам. Про систему робочого часу за завданнями ми пишемо в окремому тексті.

Чого тут немає

• Ми не пишемо, як довго фірма зберігає облік.
• Ми не пишемо про електронні системи реєстрації входів і виходів. Кодекс праці у ст. 149 про них не говорить.
• Ми не вирішуємо, що є доказом у суді. Запитай про це юриста інспекції праці.

У мене договір-доручення

Кодекс праці не охоплює договору-доручення. Проте години підтверджуються й тут. Це випливає із закону про мінімальну заробітну плату.

• Договір визначає спосіб. Сторони записують у договорі, як підтверджується кількість годин доручення (ст. 8b ч. 1).
• Договір мовчить. Тоді ти сам подаєш фірмі кількість годин: письмово, електронно або в документальній формі (forma dokumentowa). Робиш це до терміну виплати (ст. 8b ч. 2).
• Ти працюєш через агенцію тимчасового працевлаштування (agencja pracy tymczasowej). Облік твоїх годин веде фірма, в якій ти фактично працюєш (ст. 8b ч. 4).
• Фірма зберігає ці документи 3 роки від дня, в який належала оплата (ст. 8c).

Навіщо все це? За кожну годину доручення тобі належить щонайменше 31,40 зл брутто. Без підтверджених годин цього важко простежити. Тож надсилай кількість годин електронним листом або SMS і зберігай копії.

Куди звернутися

• Як подати скаргу — сторінка Державної інспекції праці (PIP) (польською).
• Безкоштовна правова консультація інспекції по телефону (польською). Види консультацій — це, зокрема, «Czas pracy» і «Wynagrodzenie».
• Робочий час — посібник Державної інспекції праці (PIP) (польською).

Словничок

• Облік робочого часу — запис твоїх годин роботи, понаднормових годин, ночей, чергувань і відсутностей, який веде фірма.
• Паушальна сума — стала сума, що виплачується замість обліку кожної години окремо.
• Документальна форма — заява, записана так, що можна прочитати її зміст і встановити, хто її склав (Цивільний кодекс (Kodeks cywilny), ст. 77²). Наприклад, електронний лист.

Джерела

• Kodeks pracy, ст. 85, 149, 281 і 291 — єдиний текст, Dz.U. 2026 поз. 1245.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej від 10 грудня 2018 р. w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 — єдиний текст, Dz.U. 2026 поз. 474.
• Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, ст. 8a–8c — Dz.U. 2024 поз. 1773.
• Kodeks cywilny, ст. 77² і 77³ — єдиний текст, Dz.U. 2026 поз. 795.
• Państwowa Inspekcja Pracy: «Jak złożyć skargę?».