Ewidencja czasu pracy: firma zapisuje Twoje godziny i pokazuje je na Twoje żądanie

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli masz umowę o pracę i podejrzewasz, że firma źle liczy Twoje godziny. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie (Kodeks pracy, art. 149 § 1). Pokazujemy, co w niej jest, jak o nią poprosić i co zrobić z różnicami. Osobno piszemy o zleceniu.

Kogo dotyczy ten tekst

• Masz umowę o pracę. Tekst jest dla Ciebie.
• Pracujesz w systemie zadaniowym, kierujesz zakładem albo dostajesz ryczałt za nadgodziny lub za noce. Firma nie zapisuje Twoich godzin pracy. Inne części ewidencji prowadzi.
• Masz umowę zlecenie. Ewidencji z Kodeksu nie ma, ale godziny też się potwierdza. Czytaj część „Mam umowę zlecenie”.

Po co jest ewidencja

Kodeks pracy mówi wprost: ewidencja służy do prawidłowego ustalenia Twojego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Z niej wynika, ile było nadgodzin, nocy i dyżurów. A od tego zależy wypłata.

Firma prowadzi ją osobno dla każdego pracownika.

Co jest w ewidencji

Listę podaje rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej. Ewidencja zawiera informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem, z jakiego tytułu je dostałeś,
• liczbie godzin dyżuru, godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscu,
• zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych nieobecnościach,
• nieobecnościach nieusprawiedliwionych.

Oprócz ewidencji firma przechowuje też Twoje wnioski, na przykład o indywidualny rozkład czasu pracy. Przechowuje także dokumenty związane z pracą w nadgodzinach.

Krok 1. Poproś o ewidencję

Firma udostępnia ewidencję na Twoje żądanie. Przepis nie mówi, w jakiej formie masz o nią poprosić. Nie podaje też terminu. Najlepiej napisz e-mail albo krótkie pismo. Zostanie ślad z datą.

Napisz, o jaki okres Ci chodzi, na przykład o ostatnie trzy miesiące.

Możesz też zażądać dokumentów, na podstawie których firma obliczyła Twoje wynagrodzenie. Ma je udostępnić do wglądu (art. 85 § 5).

Krok 2. Porównaj ze swoimi notatkami

Dlatego warto notować godziny samemu: dzień, początek i koniec pracy. Wystarczy kalendarz albo notatka w telefonie. Zachowuj też grafiki i wiadomości od przełożonego.

Sprawdź w ewidencji:

• czy zgadzają się godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• czy są zapisane wszystkie nadgodziny,
• czy godziny nocne są osobno,
• czy dni wolne za pracę w niedzielę lub święto są oznaczone.

Przykład. Pracujesz w magazynie. Masz stawkę 36 zł za godzinę. Według Twoich notatek w październiku 2026 r. przepracowałeś 184 godziny. W ewidencji jest 176 godzin, czyli tyle, ile wypada na pełny etat w tym miesiącu. Różnica to 8 godzin. Jeśli to nadgodziny w zwykłe dni, należy się za nie stawka i dodatek 50 procent, czyli 54 zł za godzinę. Chodzi więc o 432 zł brutto.

Krok 3. Zgłoś różnice firmie

Napisz, których dni dotyczy różnica i ile godzin brakuje. Dołącz swoje notatki. Poproś o poprawienie ewidencji i o dopłatę. Zachowaj kopię pisma.

Krok 4. Inspekcja pracy albo sąd

Firma nie odpowiada albo odmawia? Masz dwie drogi.

• Skarga do inspekcji pracy. Skarga może dotyczyć czasu pracy i wynagrodzenia. Inspektor nie ujawnia, że kontrola jest skutkiem skargi, chyba że dasz na to pisemną zgodę.
• Sąd pracy. Na upomnienie się o zaległe pieniądze masz 3 lata od dnia, w którym miały być wypłacone (art. 291 § 1).

Za łamanie przepisów o czasie pracy firmie grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5). Taka sama grzywna grozi za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej (art. 281 § 1 pkt 6).

Kiedy firma nie zapisuje godzin

Godzin pracy nie ewidencjonuje się u trzech grup (art. 149 § 2):

• u pracowników w systemie zadaniowego czasu pracy,
• u pracowników, którzy zarządzają zakładem w imieniu pracodawcy,
• u pracowników, którzy dostają ryczałt za nadgodziny albo za pracę w porze nocnej.

Należysz do jednej z nich? Tym bardziej notuj godziny sam. O systemie zadaniowym piszemy w osobnym tekście.

Czego tu nie ma

• Nie piszemy, jak długo firma przechowuje ewidencję.
• Nie piszemy o elektronicznych systemach rejestracji wejść i wyjść. Kodeks pracy w art. 149 o nich nie mówi.
• Nie rozstrzygamy, co jest dowodem w sądzie. O to zapytaj prawnika inspekcji pracy.

Mam umowę zlecenie

Kodeks pracy nie obejmuje zlecenia. Godziny potwierdza się jednak także tutaj. Wynika to z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu.

• Umowa określa sposób. Strony zapisują w umowie, jak potwierdza się liczbę godzin zlecenia (art. 8b ust. 1).
• Umowa milczy. Wtedy sam podajesz firmie liczbę godzin: na piśmie, elektronicznie albo w formie dokumentowej. Robisz to przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2).
• Pracujesz przez agencję pracy tymczasowej. Ewidencję Twoich godzin prowadzi firma, w której faktycznie pracujesz (art. 8b ust. 4).
• Firma przechowuje te dokumenty 3 lata od dnia, w którym należała się zapłata (art. 8c).

Po co to wszystko? Za każdą godzinę zlecenia należy Ci się co najmniej 31,40 zł brutto. Bez potwierdzonych godzin trudno tego dopilnować. Wysyłaj więc liczbę godzin e-mailem albo SMS-em i zachowuj kopie.

Gdzie się zwrócić

• Jak złożyć skargę — strona Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku).
• Bezpłatna porada prawna inspekcji przez telefon (po polsku). Rodzaje porady to między innymi „Czas pracy” i „Wynagrodzenie”.
• Czas pracy — poradnik Państwowej Inspekcji Pracy (po polsku).

Słowniczek

• Ewidencja czasu pracy — zapis Twoich godzin pracy, nadgodzin, nocy, dyżurów i nieobecności, który prowadzi firma.
• Ryczałt — stała kwota płacona zamiast liczenia każdej godziny osobno.
• Forma dokumentowa — oświadczenie zapisane tak, że da się odczytać jego treść i ustalić, kto je złożył (Kodeks cywilny, art. 77²). Na przykład e-mail.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 85, 149, 281 i 291 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 474.
• Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, art. 8a–8c — Dz.U. 2024 poz. 1773.
• Kodeks cywilny, art. 77² i 77³ — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 795.
• Państwowa Inspekcja Pracy: „Jak złożyć skargę?”.